Objectif
À l'issue de la formation, le stagiaire sera capable de :
Définir la pertinence et le type de réunion à organiser.
Préparer un ordre du jour structuré et cibler les participants.
Maîtriser les techniques d'animation pour favoriser les échanges et tenir le timing.
Gérer les différentes typologies de participants et recadrer les débats.
Conclure efficacement et rédiger un plan d'action (ou compte-rendu) opérationnel.
Contenu
JOUR 1 : De la préparation rigoureuse à l'animation dynamique
Matinée : Préparation et structuration de la réunion (3h30)
Détails du contenu
09h00-09h30
Introduction et diagnostic
Accueil, tour de table. Le coût de la "réunionite". Diagnostic des pratiques actuelles et identification des dysfonctionnements majeurs.
09h30-11h00
Avant la réunion : la préparation
Faut-il vraiment faire une réunion ? Les différents types (information, résolution de problème, décision). La méthode TOP (Thème, Objectif, Plan). Choisir les bons participants.
11h00-11h15 : Pause (15 min)
11h15-12h30
Le lancement de la réunion
L'importance de l'introduction (le "cadrage"). Répartir les rôles (animateur, gardien du temps, scribe). Fixer les règles du jeu pour instaurer un climat de travail efficace.
12h30-13h30 : Pause déjeuner
Après-midi : Animation, gestion de groupe et suivi (3h30)
Détails du contenu
13h30-15h00
Animer et stimuler les échanges
Techniques de questionnement et de reformulation. Utiliser des outils d'intelligence collective (brainstorming, post-it). Maintenir l'attention et le rythme.
15h00-15h15 : Pause (15 min)
15h15-16h30
Gérer les situations difficiles et conclure
Canaliser les bavards, solliciter les silencieux, recadrer les hors-sujets. Savoir conclure, reformuler les décisions et définir le plan d'action (Qui fait Quoi, pour Quand).
16h30-17h00
Clôture et Mises en pratique
Simulation d'une ouverture ou d'une situation de blocage en réunion. Validation des acquis (Quiz). Bilan et clôture.
Modalités
Public cible : Managers, chefs de projet, et tout collaborateur amené à organiser ou animer régulièrement des réunions.